Многодетной семье отказывают в помощи,имеют право?

Подскажите пожалуйста,правомерны ли действия администрации и почему в таком случае.Обращается к ним многодетная семья с 5 несовершеннолетними детьми за помощью(финансовой)т.к. положение в семье стало немного сложное в тот момент.Обращалась семья каждый раза 2 за лет 10 и помогали по 3-5 тысяч,но в этот раз они вдруг вспомнили что в квартире где живёт семья прописан ещё 1 человек(но фактически его вобще лет 6 нет и не известно где он,и он не является членом семьи в принципе а в самой квартире не живёт лет 13) и они отказывают основываясь на том что нужна справка того человека о доходах и паспорт.Каким образом можно пройти эту процедуру или вообще нужна ли она т.к. он не является членом семьи и не имеет к ней никакого отношения.